La organización de una boda no solo implica elegir el lugar perfecto, el menú adecuado y la música ideal. Uno de los detalles más importantes para garantizar el éxito de un evento tan especial es la correcta asignación de los asientos para los invitados. Aquí es donde entran en juego dos términos que suelen confundirse: «seating plan» y «sitting».
Si bien ambos están relacionados con la disposición de los invitados, cada uno tiene una función específica que no siempre es evidente.
El «Seating Plan»: la clave para organizar las mesas
El «seating plan» es el primer paso en la organización del espacio en la recepción. Este plan detalla en qué mesas se sentarán los invitados, y a menudo se presenta en forma de un cartel o una tabla que los invitados pueden consultar a su llegada. Aunque el «seating plan» no detalla específicamente el asiento de cada persona, sí es la guía que ayuda a los invitados a encontrar la mesa que les ha sido asignada.
Este aspecto puede parecer simple, pero en realidad es uno de los elementos más cruciales para que una boda transcurra sin problemas. Organizar a los invitados en mesas requiere tener en cuenta diversos factores, tales como:
- Relaciones entre los invitados: No es lo mismo sentar a dos amigos de toda la vida que a un grupo de personas que no se conocen. Un buen wedding planner sabe cómo distribuir a los invitados de manera que se fomenten conversaciones agradables y evitar situaciones incómodas.
- Tamaño y forma de las mesas: Dependiendo del tipo de evento y de la disposición del lugar, las mesas pueden ser redondas, cuadradas, largas, o incluso formar configuraciones más complejas. La elección de las mesas influirá en la cantidad de personas que se pueden sentar en cada una y, por tanto, en la forma de crear un seating plan eficaz.
- Consideraciones logísticas: Si algunos invitados tienen movilidad reducida o necesitan un lugar específico cerca de la entrada, estas consideraciones deben tenerse en cuenta para facilitar su acceso y comodidad.
Cuando los novios tienen un gran número de invitados, el seating plan también ayuda a evitar caos durante la entrada al salón o la ceremonia. Los invitados sabrán exactamente dónde deben ir sin tener que preguntar.
El «Sitting»: el asiento específico de cada invitado
En cuanto al «sitting», la diferencia es sutil pero fundamental. Mientras que el «seating plan» asigna una mesa a cada invitado, el «sitting» se refiere a la ubicación exacta dentro de esa mesa. En otras palabras, mientras que el seating plan le dice al invitado en qué mesa debe estar, el sitting le indica el asiento específico que debe ocupar.
La asignación del asiento exacto puede ser importante en muchos casos, especialmente cuando hay un protocolo específico que seguir, o cuando la organización de los asientos puede afectar el flujo y la dinámica del evento. Por ejemplo:
- Protocolo de la boda: En bodas más formales, a menudo se asignan asientos específicos para los novios, los familiares cercanos y los invitados de honor. Esto se hace para asegurar que el protocolo se respete y que las personas importantes en el evento se sientan adecuadamente destacadas.
- Disposición para facilitar la conversación: En bodas más pequeñas o informales, el sitting puede usarse estratégicamente para fomentar las interacciones entre personas que tal vez no se conocen demasiado bien. Si el propósito es romper el hielo, un wedding planner puede mezclar a los grupos de amigos de manera que favorezca las conversaciones y las relaciones entre los invitados.
- Comodidad: En ocasiones, la asignación del sitting también tiene en cuenta aspectos prácticos, como la cercanía a las salidas o al baño. Esto puede hacer que algunos invitados se sientan más cómodos durante el evento.
¿Por qué es importante conocer la diferencia entre «Seating Plan» y «Sitting»?
La confusión entre ambos términos puede ser comprensible, especialmente porque ambos se relacionan con el lugar donde los invitados se sentarán. Sin embargo, comprender la diferencia y el papel de cada uno puede tener un impacto significativo en el éxito del evento.
Un seating plan bien organizado es crucial para evitar confusiones a la llegada y para asegurarse de que todos los invitados se sientan cómodos en su entorno social. Un buen wedding planner se asegurará de que cada mesa sea una mezcla de personalidades que favorezca la conversación y el disfrute del evento.
Por otro lado, un sitting bien gestionado puede mejorar la experiencia de la boda al asegurar que los invitados se sienten cómodos, se respetan los protocolos y, en general, la dinámica social fluye de manera natural.
Así te ayudo a gestionar el «Seating Plan» y el «Sitting» como Wedding Planner
Mi trabajo como wedding planner en Barcelona, Madrid y Mallorca me permite gestionar todos los aspectos relacionados con la planificación de la boda, desde los más generales hasta los más detallados. En cuanto al seating plan y el sitting, cada uno de estos elementos forma parte de la experiencia personalizada que ofrezco a cada pareja.
Cuando comienzo a trabajar en el seating plan, mi primer paso es reunirme con los novios para entender la dinámica de sus invitados. ¿Tienen amigos y familiares que se llevan especialmente bien? ¿Hay grupos de personas que prefieren no sentarse juntos? ¿Se requiere una organización más formal o algo más relajado? Estos detalles son esenciales para crear un plan que no solo sea funcional, sino que también aporte al ambiente de la celebración.
El sitting, por su parte, requiere una atención aún más minuciosa. Me encargo de asignar a cada invitado su asiento exacto, teniendo en cuenta aspectos como la cercanía a los novios, la comodidad y el protocolo. Esto es especialmente importante cuando se trata de bodas con un gran número de invitados, donde el más mínimo error en la asignación de los asientos podría generar confusión.
Con mi experiencia y dedicación, me aseguro de que cada boda que organizo no solo sea un éxito en cuanto a su ejecución, sino también en cuanto a la experiencia que viven los novios y sus invitados.
